“Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana” Heraklit z Efezu

Klient:           Potrzebujemy w tym miejscu przycisku by zaczytać plik “abc”.

SoftOrder:  Czyli potrzebuje Pan na tej formatce przycisk, by importować plik “abc”. Co jest w tym pliku?

K:                     W tym pliku mamy listę nowych kontrahentów dodanych w naszym oddziale w poprzednim tygodniu.

SO:                  W jaki sposób powstaje ta lista, skąd ją Pan otrzymuje?

K:                     Kierownik oddziału wysyła nam ją mailem co tydzień do Pani Zosi.

SO:                   I co dalej się z nią dzieje?

K:                      Przepisujemy kontrahentów do naszego systemu.

SO:                   Podsumujmy: Potrzebuje Pan rozwiązania, które pozwoli zaimportować listę nowych kontrahentów z pliku “abc” do systemu, zgadza się?

K:                      Tak, dokładnie.

SO:                   W takim razie proponuję wykonanie automatu, który sam odbierze plik i doda kontrahentów do systemu, jednocześnie weryfikując ich dane, a Pani Zosia otrzyma informację mailem o tym, czy dane w tym tygodniu zaimportowały się poprawnie. Pani Zosia może zająć się innymi obowiązkami, oszczędzają więc Państwo czas, a pomyłki przy przepisywaniu są wyeliminowane niemal do zera.

K:                       Rzeczywiście, Pani Zosia bardzo dużo czasu poświęca na wprowadzenie i później sprawdzenie danych z pliku. Mogłaby wtedy zająć się biurem obsługi klienta…

2 miesiące później…

K:                      Nasz oddział wprowadził nowy system. Już nie będą nam wysyłać tego pliku….

Rozwiązania typu “chciałeś to masz” bywa często najmniej odpowiednie. Trzeba nie tylko słuchać. Trzeba też słyszeć. Dobra analiza skupia się na procesie i zmierza do odkrycia faktycznej potrzeby. Pytanie “W jakim celu” jest kluczowe dla właściwego rozpoznania potrzeby. Warto to pytanie zadać więcej niż raz (filozofia Kaizen).

W naszej codziennej pracy używamy procesowego podejścia do analizy. Zbieramy informacje. Staramy się je zrozumieć i rozmawiamy ponownie, aby rozwiać wszelkie wątpliwości. Prezentujemy projekt i przystępujemy do realizacji.

Każda analiza ma jedną podstawową wadę. Po jej wykonaniu czas nie staje w miejscu. Metody prowadzenia projektu są kluczowe dla jego powodzenia, a zespół musi być gotowy na zmiany i musi umieć sobie z nimi radzić. Analiza w pierwszej fazie projektu służy do spisania listy tematów do wykonania wraz z listami technicznych zadań przypisanych do konkretnych potrzeb klienta, następnie ustalamy szczegółowe potrzeby i omawiamy zależności.

Codzienna analiza wykonanych zadań przez zespół zapewnia powodzenie projektu i znacznie przyspiesza realizację. Pozwala na szybką reakcję w przypadku zmiany założeń, która występuje w prawie każdym projekcie. Łatwo jest realizować coś, co się dobrze zaplanowało, ale to właśnie zmiany w projekcie są czynnikiem zapalnym, na który potrafimy – lub nie – poprawnie reagować. Nie tylko zła reakcja na zmianę, ale także brak reakcji może prowadzić do niepowodzenia całego projektu. Stosowanie metod zwinnych pomaga odpowiednio szybko reagować na zmianę i uwzględnić ją w dalszych punktach projektu.